TEKNIS PENYUSUNAN SOP PERUSAHAAN

Berikut adalah penjelasan singkat dalam proses pembuatan SOP (Standar Operating Procedure). Apabila ada kekurangan, kritik dan saran silahkan memberikan komentar pada kolom dibawah.

TEKNIS PENYUSUNAN SOP :

1.   MENENTUKAN STANDAR JENIS SOP  YANG AKAN DITERAPKAN.

Berikut adalah pembagian SOP  :

-   SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan :

• SOP Teknis : adalah prosedur yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pelaksana atau  satuan kerja tim. Berisikan langkah rinci ataupun cara melakukan pekerjaan atau langkah pelaksanaan kegiatan.
• SOP  Administrasi : Standar yang bersifat umum dan tidak rinci. Berisi tentang langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkn cara melakukan kegiatan.

-  SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan :

• SOP Makro : SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP Mikro) yang mencerminkan  bagian dari kegiatan tersebut, atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP Mikro) yang membentuk serangkaian  kegiatan dalam SOP tersebut.
• SOP Mikro : SOP  berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan lebih kecil atau detail. Mencerminkan  pelaksanaan kegiatan dan kegiatan detail yang dilakukan.

Berikut adalah jenis-jenis  SOP di Perusahaan :

-  KEPDIR (Keputusan Direktur).

Merupakan SOP yang dibuat berdasarkan Keputusan Direktur.

-  SOP  (Standar Operasional prosedur).

Merupakan SOP yang memiliki cakupan Makro ataupun administrasi.

-  KBJ (Kebijakan) 

Merupakan aturan atau standar yang diterapkan atas hasil kesepakatan Manajemen atau kesepakatan bersama.

-  PD (Pedoman / Panduan).

Merupakan suatu arahan tatacara pelaksanaan pekerjaan.

-   IK (Intruksi Kerja)

Merupakan aturan teknis atau langkah-langkah bagaimana seseorang menyelesaikan suatu pekerjaan secara aman, detail dan lengkap.

-   MOA (Matrix Of Aproval).
Merupakan aturan yang menggambarkan hierarki yang membutuhkan suatu persetujuan. pada Standar ini lebih mengatur batasan wewenang persetujuan financial atau kebijakan yang akan diberlakukan.

-  PP (Peraturan Perusahaan).

Berisikan  tentang  peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja serta tatatertib perusahaan. -- Pasal 1 Point 20 UU ketenagakerjaan no 13 tahun 2003.

-  PKB ( Perjanjian Kerja Bersama).

Perjanjian uang merupakan hasil perundingan antara serikat pekerja/ serikat buruh atau beberapa serikat pekerja/serikat buruh yang tercatat pada instansi yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan dengan pengusaha, atau beberapa pengusaha atau perkumpulan pengusaha yang memuat syarat syarat kerja, hak dan kewajiban keduabelah pihak. -- Pasal 1 Point 21 UU ketenagakerjaan no 13 tahun 2003.

-  ISP (Integrated System Prosedure).

2.   STANDAR PENOMORAN SOP / IDENTITAS SOP.

Standar penomoran SOP berfungsi sebagai referensi untuk pihak yang berkepentingan. Pihak-pihak berkepentingan yang menggunakan penomoran SOP sebagai Referensi adalah sebagai berikut :

1. Tim Internal Audit atau Internal Control , Menggunakan nomor SOP sebagai referensi untuk hasil pemeriksaan.
2. Tim HR, menggunakan nomor SOP sebagai referensi dalam pemberian SP (Surat Peringatan)
3. Audit ISO, Menggunakan nomor SOP sebagai referensi atas proses kerja yang berjalan apakah sudah sesuai dengan Standar yang ditetapkan ataupun perlu ada perubahan isi dari SOP tersebut.
4. Penanggungjawab pelaksana SOP, menggunakan penomoran SOP untuk monitoring keseluruhan SOP yang sedang berjalan atau diterapkan.

Penomoran SOP :

• Penomoran SOP di standarkan tergantung perusahaan itu sendiri. Terkadang ada perusahaan yang menggunakan penomoran pendek dan penomoran panjang.
• Membuat standar singkatan perusahaan dan singkatan bagian kerja . Seperti : Finance disingkat menjadi FIN. Accounting disingkat menjadi ACC, Operational disingkat menjadi OPR, Produksi disingkat menjadi PRD, Purchasing disingkat menjadi PUR. Human Resource Departemen disingkat menjadi HRD dan lain sebagainya.

Contoh Penomoran SOP  pada perusahaan KITTEI Art (disingkat KIT):

--  Penomoran Pendek :  KEPDIR/001

--  Penomoran Panjang :  KEPDIR/KIT/FIN/001

3.   VERSI SOP.

Perusahaan-perusahaan menerapkan berbagai bentuk SOP.  Terkadang ada perusahaan yang membuat SOP  selengkap mungkin yang memuat banyak unsur / bagian / sub bab didalamnya. tetapi ada juga perusahaan yang membuat unsur / Pembagian se-simple mungkin. Dibawah ini adalah beberapa Versi SOP :

3.1.    Versi Unsur Manual Lengkap :

A.   Identitas SOP : Berisi  tentang Judul SOP , Penomoran, tanggal rilis, No Revisi SOP. 

B.   Tujuan  : Berisi tentang maksud, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai atas pembuatan SOP. ini dibuat berdasarkan penilaian aspek kebutuhan.

C.   Ruang lingkup. : Menjelaskan variable-variable, cakupan luasan, subjek, skala dan pembatasan agar pembahasan dalam dokumen menjadi tepat dan tidak mengambang.

D.   Definisi.  : Merupakan suatu penjelasan dari bahasa yang terkandung didalam dokumen SOP dan menyeragamkan pengertian atas bahasa yang  tertulis didalam SOP.

E.   Isi / Uraian  : Merupakan Standar yang ingin diterapkan.

F.   FlowChart / Alur (optional) :  Merupakan uraian dalam bentuk flowchart yang menjelaskan mengenai langkah-langkah prosedur kegiatan beserta keterangan yang diperlukan secara berurutan  dan sistematis. 

G.   Audit dan Evaluasi  :  Berisikan penjelesan bahwa  SOP akan dilakukan pemeriksaan sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan dan waktu evaluasi SOP selanjutnya.

H.   Penaggung jawab dan pelaksana. :  Menjelaskan tentang siapa yang menjadi pennggungjawab dari SOP tersebut dan pelaksana SOP tersebut.

I.    Persyaratan/ Referensi dan atau Regulasi. :  Berisikan tentang dasar pembentukan SOP apakah sebagai suatu syarat dari sebuah regulasi, ISO dan hubungan keterkaitan SOP dengan SOP yang sudah ada.

J.    Otorisasi :  Menjelaskan langkah-langkah batasan wewenang atau persetujuan.

K.   Pengesahan / Aproval. :  berisikan tandatangan pemangku jabatan dan pimpinan.

3.2.   Versi Unsur  Manual Simple. (biasanya digunakan untuk KEPDIR dan KEBIJAKAN)

A.  Identitas SOP.

B.  Ketentuan Umum. :  Berisikan tentang tujuan, Ruang lingkup, dan definisi

C.  Ketentuan Khusus. :  Berisikan tentang isi ketetapan / aturan yang akan di standarkan.

D. Ketentuan Pelaksanaan. :  Berisikan tentang tatacara  dan langkah-langkah dalam melaksanakan ketentuan yang ditetapkan dan Alur Flowchart.

E.  Aproval / Pengesahan.  

3.3.  Versi Unsur terintegrasi :

ini merupakan SOP yang memuat alur proses dalam bentuk alur flowchart serta uraian teknis yang detail dan terintegrasi . Biasanya ini digunakan khusus, yang menjelaskan secara rinci suatu alur proses  dari hulu ke hilir dan memiliki hubungan keterkaitan dengan SOP lain.

Contoh :  Alur teknis / proses persiapan pengiriman sampai penerimaan AR. Dimana didalam Standar ini akan dijelaskan secara rinci dan lengkap seperti berikut : 

-  Tata cara pemilihan material / persediaan yang akan dikirim, penginputan ke display atau program, pencatatan  secara manual.

-  Tata cara loading, tata cara pemanasan mobil pengiriman, pengamanan loading barang, proses un-loading jika cancel, Proses pemeriksaan Security, tata cara penginputan pelaporan hasil pemeriksaan security. Pencatatan dokumen perjalanan oleh driver, pencatatan KM (kilo meter awal) 

-  Time-line pengiriman, proses pengiriman, pemantauan pengiriman, proses penyerahan barang, dokumen yang perlu disiapkan saat penyerahan barang, pengecekan kerusakan barang saat sampai ditujuan, Pelaporan dan penginputan sampai ditujuan, pengisian dokumen perjalanan.

-   Penyerahan dokumen ke bagian administrasi, proses penginputan bagian administrasi, penulisan dan pelaporan penjualan atau piutang, proses pencatatan penerimaan uang jika pengiriman COD Cash, proses input aging AR jika piutang.

-    Proses distribusi dokumen dan submit tagihan, Proses pencatatan Akuntansi.  Proses penerimaan uang, Proses pencatatan penerimaan uang.