ROOT CAUSE ANALYSIS ( ANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH )

Mengapa analisa akar penyebab diperlukan :

Pentingnya untuk membedakan antara penyebab utama atau akar penyebab dab penyebab yang berkontribusi serta tindakan korektif untuk mencegah masalah terulang kembali.

Tanpa investigasi masalah yang menyeluruh, anda dapat memulai tindakan korektif yang tidak menghilangkan masalah, tetapi pada gilirannya memperburuknya dan menyebabkan pemborosan sumber daya.

Analisis akar penyebab, jika dilakukan secara memadai dalam audit internal, memiliki potensi besar untuk berdampak positif bagi organisasi, yaitu :

Penghematan biaya melalui pencegahan masalah
mengurangi biaya complaint.
Mengurangi hukuman.
Pencegahan penipuan.
Meningkatkan hubungan masyarakat lebih baik.
Perlindungan merk dan citra perusahaan.
Memiliki dampak positif terhadap budaya perusahaan.

Contoh 1 : Pelanggan X menerima barang dari pabrik Y. Barang tersebut ditemukan rusak saat diterima. Sehingga Pabrik Y berencana melakukan analisis akar masalah untuk menentukan mengapa produk rusak.

Problem (Masalah) : Barang Rusak saat penerimaan oleh Pabrik Y.

Pemeriksaan :

Faktor Penyebab (1) :

Barang dikirim dalam pengemasan yang memungkinkan produk bergerak didalam karton saat mobil pengiriman berjalan menuju tempat penerima barang.

Akar Penyebab :

Beberapa barang saat pengiriman tidak menggunakan palet untuk penahan pergerakan barang.
Tidak ada pengikat barang sehingga saat pengiriman bergerak kemana-mana. (Barang ditumpuk tanpa diikat).
Adapun yang menggunakan palet, palet tersebut bukan palet yang dirancang khusus untuk pengiriman, akan tetapi palet untuk penyimpanan barang sehingga tidak ada dinding penahan pada palet.

Contoh ke 2 : Narasi berikut adalah kisah tentang sebuah peristiwa menurut vera :

Saat itu jam 5 sore, ketika saya menggoreng ayam di kompor listrik yang baru saya beli. Tiba-tiba teman saya Anita mampir saat dalam perjalanan pulang dari dokter dan dia sangat marah. Lalu saya mengajak anita ke ruang tamu agar kita bisa bicara dengan tenang. Setelah 15 menit, tiba-tiba detektor asap di dekat dapur mulai berbunyi. Saya panik, saya mulai berlari ke dapur dan melihat api kompor semakin besar. Dengan reflek saya meraih pemadam api dan menarik steker tetapi pemadam api tersebut tidak bekerja sama sekali. Dalam keputusasaan saya menyiramkan air ke api dan api menyebar ke seluruh dapur.

Problem (Masalah) : Kebakaran di dapur.

Pemeriksaan :

Faktor Penyebab (1) :

Vera meninggalkan penggorengan tanpa pengawasan.

Akar Penyebab :

Vera sendirian dirumah dan tidak ada yang menjaga pintu.
Vera menjadi terganggu setelah mengetahui bahwa temannya sedang kesal

Rekomendasi :

Memastikan bahwa vera tidak meninggalkan kompor yang menyala tanpa pengawasan.
Jika pembicaraannya mendesak, Vera harus mengajak temannya mengobrol dan menemaninya didapur.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Faktor Penyebab (2) :

Pemadam api tidak bekerja saat Vera mencoba menggunakannya.

Akar Penyebab :

Pemadam tidak ter-isi atau sudah expired
Pelatihan praktis tentang cara menggunakan alat pemadam masih kurang.

Rekomendasi :

Pastikan pengisian ulang pemadam api dilakukan secara berkala.
Mengikuti pelatihan praktek tentang penggunaan alat pemadam kebakaran. Pelatihan in-class tidak cukup untuk memepelajari keterampilan ini secara memadai.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Faktor Penyebab (3) :

Vera menyiramkan air ke api

Akar Penyebab :

Vera lupa bahwa kompor miliknya adalah kompor listrik, dan dia tidak boleh menyiramnya dengan air.
Vera tidak berfikir untuk memanggil pemadam kebakaran dari awal.

Rekomendasi :

Mengikuti dan menyelesaikan pelatihan tentang hal pertama yang harus dilakukan dalam situasi darurat (Emergency respon)
bersikap tenang dan selalu memastikan rencana cadangan jika solusi langsung tidak berfungsi dan berjalan dengan baik.

Beberapa contoh Akar Penyebab / Akar Masalah pada perusahaan :

1. Budaya dan Nilai Perusahaan :

Tidak ada visi yang jelas tentang bagaimana orang-orang bekerjasama dalam organisasi.
Perusahaan tidak memiliki standar pengendalian bisnis.

2. Focus Pelanggan :

Tidak adanya proses dalam memahami dan menerima harapan pelanggan.
Proses bisnis yang tidak terus ditingkatkan untuk memenuhi / melebih harapan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan.
Tidak adanya pengukuran dan pemantauan kepuasan pelanggan.

3. Karyawan :

Karyawan tidak mahir dalam tugas yang diberikan atau memenuhi persyaratan kualifikasi / sertifikasi.
Pelatihan formal dan informal tidak efektif.
Proses pemantauaan dan pengarahan karyawan atas tugas yang diberikan tidak efektif.

4. Ukuran Kinerja :

Database dalam memproses transaksi tidak update / tidak lengkap / tidak akurat.
Laporan database tidak lengkap / akurat.
Terdapat laporan fiktif yang tidak sesuai realisasi dilapangan.

5. Pembandingan :

Tidak adanya matrix pembandingan.
Tidak adanya pembandingan biaya, kualitas, waktu kerja, siklus kerja untuk meningkatkan kualitas dan pengurangan biaya.
Tidak adanya perbandingan proses bisnis dengan pesaing.

6. Informasi yang berlebihan :

Laporan dan informasi telah disiapkan dan diajukan tetapi tidak pernah digunakan.
Pengambil keputusan tidak melakukan evaluas informasi yang benar-benar dibutuhkan ; Mengapa dibutuhkan? dan informasi yang paling berguna untuk mengabil keputusan.
Budaya perintah dan kontrol yang tidak jelas. (seperti : Manajer senior mendapatkan tingkat dan detail pekerjaan yang sama dengan manajer junior).

7. Bahan yang digunakan dalam proses produksi / proyek :

Kualitas bahan tidak sesuai spesifikasi.
Proses dalam mendapatkan bahan tidak efektif.
Bahan tidak tersedia pada waktu yang dibutuhkan.

8. Peralatan dan Teknologi :

Kondisi fisik dan lingkungan kerja tidak mendukung kinerja karyawan.
Peralatan yang tidak mendukung kinerja karyawan.
Design dan konfigurasi peralatan dan sistem tidak mendukung kinerja proses bisnis.
Peralatan atau sistem tidak efektif dan efisien, karena tidak ada perencanaan apakah akan digunakan secara portable, sementara atau permanent.

9. Proses Metode dan Contoh

Terdapat langkah-langkah yang tidak perlu atau berlebihan dalam proses yang tidak memiliki tujuan.
Terlalu banyak persetujuan/penandatangan yang diperlukan sebelum suatu aktivitas atau tugas dapat dimulai.
Terdapat tingkat orang, persediaan, uang tunai, peralatan dan aset lainnya yang dimiliki berlebihan.

Metode dalam analisa Root Cause.

Untuk melakukan analisa Akar Penyebab dapat menggunakan 5 (lima) metode berikut :

1. Five Whys (5 W)

2. Fishbone Diagram (Diagram Tulang Ikan)

3. Interelationship Diagram ( Diagram Hubungan Timbal Balik)

4. Flowcharting ( Diagram Alur)

5. SIPOC.

Berikut penjelasan masing-masing metode :

1. Five Whys (5 W)

5 W ini merupakan metode untuk mendorong orang berfikir tentang akar penyebab. Sehingga mencegah tim menyelesaikan solusi dangkal yang tidak akan memperbaiki masalah dalam jangka panjang.

Cara penggunaan 5 W ini adalah sebagai berikut :

Tanyakan " Mengapa ini terjadi" dan pilih alasannya lalu buat lagi pertanyaan dari alasan tersebut " Mengapa . . . . . . "
Lanjut cara ini sampai anda mencapai penyebab potensial.
Berhentilah ketika anda mencapai penyebab potensial yang dapat ditindaklanjuti oleh kelompok (bukan penyebab yang tidak dapat ditindaklanjuti oleh kelompok karena rekomendasi / solusi akan menjadi informasi yang berlebihan atau tidak digunakan).