Cara menyusun SOP Perusahaan (Standart Operating Procedure)

Seiring berjalan dan berkembangnya sebuah perusahaan. Maka, akan mengalami pertumbuhan sumber daya manusia dan pertumbuhan system informasi maupun system proses di Perusahaan.

Karena pertumbuhan diatas, tentunya perusahaan perlu membuat sebuah rule / aturan yang diberlakukan secara umum untuk semua karyawan ataupun beberapa bagian saja. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat melakukan pengendalian dan pengawasan kepada karyawan-karyawan yang bekerja dibawah naungan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Pengendalian dan pengawasan merupakan salah satu unsur manajemen untuk melihat apakah segala kegiatan sudah sesuai dengan rencana yang digariskan dan disamping itu merupakan hal yang penting pula untuk menentukan rencana kerja yang akan datang.

SOP merupakan turunan atau unsur dari pengendalian dan pengawasan. Dengan adanya SOP manajemen dapat lebih fokus kepada perencaan kerja sedangkan karyawan dapat melaksanaakan pekerjaan sesuai guidelines yang tertera pada SOP.

1.   Pengertian SOP

SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kerja  bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit yang bersangkutan - Tjipto Atmoko (2011)

SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operational organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar - Sailendra (2015)

SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian intruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan - Insasi 2010.

2.  Manfaat SOP.

• Keterbukaan informasi. SOP dikonsumsi oleh beberapa orang atau semua orang.
• Tetap konsisten.
• Penyesuaiaan jadwal.
• Mereduksi kegagalan.
• Kepatuhan terhadap Hukum.
• Sebagai standar pelatihan.
• Peningkatan keterampilan kerja.
• Membantu auditor manajemen.
• Pertimbangan untuk memperbaiki keaadaan.
• Menciptakan standar ukuran kerja.

3.  Syarat agar SOP yang dibuat berhasil diimplementasikan diperusahaan.

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum dan kepastian hukum.

jadi, berdasarkan prinsip diatas. Agar  SOP yang sudah dibuat berhasil diimplementasikan maka berikut ini adalah beberapa syarat agar SOP dapat berjalan :

1. Konsisten

SOP harus dilakukan secara konsisten  dari waktu kewaktu, oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi.

Seluruh karyawan dan jajaran organisasi harus menjunjung tinggi standar yang telah ditetapkan serta diberikan reward dan punishment agar standar yang ditetapkan dapat berjalan secara konsisten dari waktu kewaktu. 

2. Komitmen.

SOP harus dilakukan dengan penuh komitmen dari seluruh jajaran pegawai, dari jabatan yang paling rendah sampai jabatan yang paling tinggi.

Jadi, pada point ini, lebih ditekankan bahwa bukan hanya jabatan yang paling rendah saja yang harus berkomitmen agar SOP berjalan, tetapi Jabatan yang paling tinggi-pun harus komitmen atas SOP yang sudah distandarkan.

karena yang sering terjadi adalah Jabatan yang paling tinggi terkadang menganggap SOP tersebut  tidak berlaku baginya sehingga dia dapat mengambil tindakan yang tidak sesuai dengan SOP yang sudah distandarkan..

3.  Perbaikan berkelanjutan / Evaluasi.

Pelaksaaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.

Jadi, disaat ditemukan suatu standar yang sudah tidak sesuai seiring berkembangnya proses yang berjalan, menyebabkan SOP yang sudah distandarisasi perlu dievaluasi. Manajmen tidak dapat mengesampingkan SOP yang sudah tidak sesuai tersebut sehingga perlu adanya perbaikan SOP dan evaluasi SOP untuk dibuatkan  perubahan SOP. 

Apabila  satu SOP yang keseluruhan isinya sudah tidak sesuai dengan proses bisnis perusahaan yang efektif dan efisien, maka perlu diabuatkan pengesahan pencabutan SOP ( SOP TIDAK BERLAKU LAGI).

4.  Mengikat.

SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

5.  Seluruh unsur memiliki peranan penting.

Seluruh pegawai memiliki peranan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan peranannya dengan baik, maka proses produktivitas dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu.

6.  Terdokumentasikan dengan baik.

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus terdokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang membutuhkan.

seperti contoh :

-  Standarisasi penomoran SOP.

-  Menyediakan clear folder untuk setiap bagian sebagai sarana tempat penyimpanan SOP per bagian.

-  Membuat Register SOP untuk memonitoring SOP yang sudah dialokasikan dan yang direalisasikan.

4.  Tahap-Tahap Penyusunan SOP.

• Tahap Persiapan.

1. Mengidentifikasi kebutuhan.
2. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan.
3. Menetapkan kebutuhan.
4. Menetukan tindakan.

Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan informasi seperti ; 

-  Target atau tujuan unit bisnis (perusahaan), 

-  Proses kerja yang sedang berlangsung,  

-  Regulasi di indonesia.

-  Standar yang sudah diterapkan, dan

-  Standar baru yang perlu diterapkan. 

Pengumpulan informasi berguna untuk referensi dan penilaian apakah standar yang akan dibuat dapat membantu unit bisnis  atau perusahaan mencapai target dan tujuannya yang terikat dengan hukum secara produktif, efektif dan efisien.

Contoh : Unit Bisnis Marketing pada sebuah perusahaan Depot air minum isi ulang, menginginkan atau memiliki sebuah tujuan untuk menjaga kebersihan depot air minum sampai penyerahan air minum isi ulang ke tangan pelanggan, hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dari segi pelayanan dan kebersihan.

Sehingga dapat disimpulkan :

1.  Diperlukannya standar yang baku dari awal penerimaan air dari suplier sampai penyerahan air ke pelanggan.

2.  Dilakukan penilaian unsur-unsur dan teknis kerja selama proses berlangsung. Seperti

3.  Menganalisa regulasi tentang air minum isi ulang yang berlaku di Indonesia. seperti PERMENKES No 43 tahun 2014.

4.  Mereview keterkaitan SOP yang sudah ada agar SOP yang akan dibuat tidak tumpang tindih dengan sudah sudah pernah diterapkan.    

 

• Tahap Pembentukan Organisasi Tim.

1. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggungjawab sebagai pelaksana.
2. Menyusun pembagian tugas pelaksaan.
3. Memilih orang yang menjadi penanggungjawab atas pelaksaaan pada umumnya.
4. Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan.
5. Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan.

• Tahap Perencanaan.

1. Menyusun strategi dan metodologi kerja.
2. Menyusun perencanaan kerja.

• Tahap Penyusunan.

1. Mengumpulkan informasi terkait metode pendekan sistem dan resiko
2. Mengumpulkan informasi terkait alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir dan keterkaitan dengan prosedur lain.
3. Menetapkan metode dan penulisan SOP.
4. Menulis SOP
5. Membuat Draft Pedoman SOP.

• Tahap Uji Coba.

1. Merancang metodologi uji coba.
2. Mempersiapkan tim pelaksana uji coba.
3. Melaksanakan uji coba.
4. Menyusun laporan hasil uji coba.

• Tahap Penyempurnaan.

1. Membahas laporan uji coba.
2. Merancang langkah penyempurnaan SOP.
3. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan.
4. Melaksanakan penyempurnaan.
5. Menyusun final pedoman SOP.

• Tahap Implementasi.

1. Menetapkan metodologi dan materi implementasi.
2. Menetapkan tim pelaksana Implementasi.
3. Melaksanakn Implementasi.
4. Menyusun laporan implementasi.

• Tahap Pemeliharaan Audit.

1. Merencanakan pemeliharaan dan audit atas SOP yang diterapkan.
2. Membentuk tim pemeliharaan dan audit.
3. Melaksanaakan pemeliharaan dan audit.
4. Membuat laporan pemeliharaan audit.
5. Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun perencanaan perbaikan.
6. Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika perbaikan  dilakukan kecil dan sifatnya rutin.
7. Melaksanakan tahap-tahap penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang diperlukan besar dan bersifat tidak rutin.
8. Melakukan pencabutan atau penon aktifan SOP jika maksud dan tujuan SOP sudah tidak bermanfaat lagi.

Kesalahan dan hambatan SOP :

1.  SOP tidak memiliki Reward dan Punishment

2.  Adanya masalah teknis pada SOP yang menghambat proses eksekusi.

3.  Hambatan adaptasi dan ketidakpastian dalam organisasi.

4.  Pengawasan yang kurang terhadap pelaku SOP

5.  Penyampaian SOP yang tidak jelas dan satu arah.

6.  Kurangnya kepedulian dalam melakukan evaluasi SOP apakah masih layak atau tidak.