PEMERIKSAAN PETTY CASH

Hallo semua, hari ini saya akan menguraikan praktek kerja bagian Internal Audit untuk pekerjaan Opname Petty Cash. Untuk pembahasan kali ini, kita akan mulai dengan proses kerja yang ringan dulu.

Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit: Salah satu tugas dan tanggung jawab internal audit adalah melaksanakan pemeriksaan dan penilaian efisiensi dan efektivitas di bidang operasional, keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, dan kegiatan lainnya. Proses pemeriksaan dapat dilakukan saat proses kerja sedang berjalan ataupun setelah transaksi selesai.

Contoh Alur Sederhana secara berurutan :

Pembelian Barang ==>  Uang Keluar

Penjualan Barang ==> Uang Masuk

Pada proses Uang keluar, kita dapat memeriksa hal-hal berikut :

1.   Dasar Transaksi yContoh Alur Sederhana:

• Pembelian Barang ==> Uang Keluar
• Penjualan Barang ==> Uang Masuk

Pada proses uang keluar, kita dapat memeriksa hal-hal berikut:

1. Dasar Transaksi yang menyebabkan pengeluaran uang, seperti:
   • Invoice
   • No Rekening (Jika ditransfer)
   • Tanda Terima Dana Tunai (jika pembayaran Bank note/ cash on hand)
   • Surat Jalan (bukti barang sudah diterima)
   • Purchase Order (Dokumen permintaan pembelian barang)
   • Cek yang diterbitkan dengan rekening koran, cek jatuh tempo, dll.

Proses Keuangan yang Dapat Diperiksa:

• Pemeriksaan hasil penjualan barang
• Pemeriksaan aging piutang
• Pemeriksaan buku cek
• Pemeriksaan standing giro/cek belum dicairkan supplier
• Pemeriksaan dokumen pembayaran
• Pemeriksaan petty cash / kas kecil
• Pemeriksaan kas besar jika ada

Petty Cash / Kas Kecil: Petty cash adalah sejumlah kecil uang yang disiapkan oleh perusahaan untuk digunakan pada saat ada pengeluaran kecil. Terdapat dua metode pencatatan petty cash yang digunakan, yaitu:

Metode Imprest Fund System (Metode Tetap)

• Pemegang kas kecil memegang sejumlah uang tetap.
• Pengisian kembali dilakukan sesuai nilai bukti transaksi kas keluar.
• Contoh: Saldo awal petty cash adalah 15 juta, digunakan untuk pembayaran operasional senilai 7 juta, sehingga saldo sisa adalah 8 juta. Pengisian kembali dilakukan agar saldo kembali menjadi 15 juta.

Metode Fluctuating Fund System (Metode Fluktuatif)

• Saldo petty cash tidak tetap, disesuaikan dengan kebutuhan.
• Pengisian kembali dilakukan berdasarkan nilai kebutuhan yang diperlukan.

Langkah-langkah Pemeriksaan Petty Cash:

1. Pemeriksaan harus direalisasi sampai Berita Acara pada hari yang sama.
2. Mempersiapkan kertas kerja audit dan Berita Acara Pemeriksaan.
3. Melakukan perhitungan fisik cash yang sedang dipegang oleh pemegang petty cash (sisa cash di tangan).
4. Menghitung total nilai bukti yang belum diajukan untuk pengisian kembali.
5. Melakukan pemeriksaan dokumen bukti transaksi pengeluaran petty cash:
   • Bukti transaksi internal: Memo kasbon, memo pengeluaran uang, memo entertain, dll.
   • Bukti transaksi eksternal: Invoice, faktur, kwitansi, nota retur, slip setoran bank, struk pembelanjaan, struk BBM, surat jalan, dll.
6. Melakukan rekonsiliasi saldo petty cash.
7. Pemeriksaan dan penelusuran selisih.
8. Penandatanganan bersama Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan kertas kerja.

Logika Rekonsiliasi Umum: Rekonsiliasi dilakukan untuk memastikan saldo kas kecil sesuai dengan catatan pembukuan, memperhitungkan pengeluaran dan penerimaan yang terjadi selama periode tertentu.

Contoh Format BAP Petty Cash: Berita Acara Pemeriksaan Petty Cash mencakup informasi mengenai saldo awal, pengeluaran, saldo sisa, dan pengisian kembali, serta ditandatangani oleh pihak-pihak terkait.