Kecurangan penggantian biaya (Fraud Reimbursement)

Anggaran, penggantian biaya dan biaya dinas adalah target umum untuk penipuan pekerjaan. Karyawan dapat memalsukan informasi tentang pengeluaran mereka dan menyebabkan perusahaan memberikan penggantian biaya yang meningkat (melebihi penggantian yang seharusnya).

--  Biaya perjalanan dan hiburan dikeluarkan pada setiap tingkat pekerjaan, baik itu untuk penjualan, pelatihan, rapat, atau mengahdiri konfrensi pers. Biasanya biaya perjalanan dan hiburan tertinggi terjadi pada bagian fungsi dan eksekutif  perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan perijinan.

--  Biaya penggantian bensin kendaraan (operasional).

--  Biaya penggantian kesehatan karyawan.

Penipuan penggantian biaya  secara umum ada 4 jenis :

1.  Mischaracterized expenses (Biaya yang salah)

ini merupakan pengakuan biaya pribadi yang diakui menjadi biaya hiburan / perjalanan.

2.  Fictitious expenses (Biaya Fiktif).

Kwitansi palsu yag tampak asli. terkadang perusahaan yang sah memudahkan pembuatan kuitansi palsu.

3.  Overstated Expenses (Biaya yang dilebih-lebihkan)

penggelembungan biaya / markup biaya. pengakuan perjalanan lebih jauh dari yang sebenarnya, pengakuan biaya hiburan seperti fee dan tip yang lebih besar daripada yang dibayarkan.

4.  Multiple Reimbursement (biaya rangkap)

Penggantian biaya yang menggunakan  tanda terima yang sama.

Deteksi skema penggantian meliputi :

--  Analisis awalnya dapat dilakukan pada perbandingan historis, anggaran, atau karyawan lainnya untuk gambaran umum. Analisis ini mungkin menampilkan item atau pola yang tidak biasa. Seseorang harus mengetahui kebijakan dan prosedur perjalanan perusahaan untuk membedakan antara klaim pengeluaran yang dapat diterima atau tidak patut diterima.

--  Manajemen harus mencontohkan perilaku yang mereka harapkan dari staf mereka, menegakkan kebijakan anti-penipuan dan menyediakan cara yang aman bagi pelapor untuk melaporkan tindakan yang mencurigakan..

--  Menetapkan pedoman penggantian biaya perjalanan. Pada dasarnya, kebijakan tersebut harus menguraikan pengeluaran apa yang tidak dapat diganti dan batasan untuk makanan dan tarif hotel.

--  Memerlukan tanda terima asli untuk semua biaya yang dapat diganti. Kwitansi yang difotokopi lebih mudah dimanipulasi daripada yang asli.

--  Perlu peninjauan kedua. Salah satu cara termudah untuk mencegah penipuan adalah dengan meminta peninjauan ulang sebelum biaya yang dapat diganti dibayarkan. Untuk melakukan itu, selalu dapatkan persetujuan dari atasan sebelum membayar laporan pengeluaran.

--   Konfirmasi kwitansi atau nilai pembayaran kepada penerbit kwitansi :

1.  Konfirmasi daftar tamu kepada penerbit kwitansi berdasarkan tanggal kwitansi. contoh daftar pasien atas biaya penggantian kesehatan.

2.  Konfirmasi nilai biaya kepada penerbit kwitansi. atau permintaan kwitansi copy yang disimpan pemilik kwitansi.