Pencegahan Fraud Inventory

Saat ini, bisnis harus mengembangkan dan menerapkan kebijakan stok yang efektif untuk memaksimalkan keuntungan mereka dengan meminimalkan biaya mereka terhadap kondisi pasar saat ini.  Peningkatan keragaman produk membuat pengendalian dan manajemen persediaan menjadi sulit dan rumit. Kualitas, kecepatan, pengurangan biaya, efisiensi dan faktor kepuasan pelanggan menjadi semakin penting. Bisnis membutuhkan lebih banyak informasi dan komunikasi untuk mengembangkan proses bisnis dengan tekanan dari faktor-faktor ini.

Penipuan persediaan termasuk dalam kelas penipuan non-tunai. contoh : karyawan ritel kosmetik mencuri lipstik kecil dari toko mereka sendiri atau  manajer produksi yang menjual bahan baku milik perusahaan kepada pihak ketiga.

Berikut beberapa cara untuk mencegahnya :

Masalah yang harus dipertimbangkan untuk setiap bisnis adalah pekerjaan yang harus dilakukan dalam pencegahan penipuan. Karena langkah ini akan dibuat sebelum penipuan terjadi, dibutuhkan peran yang lebih penting dalam peristiwa tersebut. Lebih sulit, merepotkan dan mahal untuk mengungkapkan penipuan setelah itu terjadi. Sangat penting bahwa  penggerak "Peluang" dalam tindakan harus dikendalikan.

1. Tetapkan pemisahan tugas yang tepat.

Pemisahan tugas adalah salah satu tindakan pencegahan penipuan paling dasar yang dapat Anda ambil. Sederhananya, “pemisahan tugas” berarti Anda tidak mengizinkan satu orang terlibat dalam dua / lebih proses yang memiliki konflik kepentingan. Misalnya, jangan pernah menempatkan karyawan yang sama, betapa pun tepercayanya, untuk bertanggung jawab atas produksi, warehouse dan pengiriman.

2. Memanfaatkan sistem manajemen persediaan.

Anda dapat memanfaatkan sistem manajemen inventaris untuk mendeteksi dan mencegah pencurian inventaris. Jadi, apa itu sistem manajemen inventaris atau sistem pengendalian inventaris? Sistem ini merupakan kombinasi dari teknologi yang digunakan untuk mengelola persediaan. Teknologi ini mencakup label dan pemindai kode batang, perangkat lunak manajemen inventaris yang menyediakan basis data untuk semua barang dalam inventaris, dan menghasilkan laporan dan proses untuk pelabelan dan dokumentasi barang.

3. Memelihara akun persediaan secara akurat.

Hitungan persediaan harus akurat di atas kertas. Jumlah pasti barang yang sudah sampai harus dihitung sebelum ditumpuk. Ketika persediaan keluar ke produksi atau ke pelanggan, itu harus dihitung. Semua detail harus dimasukkan ke dalam sistem manajemen inventaris dengan cepat. Akuntansi yang akurat dapat membantu Anda menemukan perbedaan dalam inventaris dan mendeteksi penipuan tepat waktu.

4. Memasukkan unsur kejutan (Pemeriksaan Kejutan)

Memasukkan elemen kejutan ke dalam pengendalian internal Anda menciptakan ancaman deteksi pencegah penipuan yang sangat baik. Misalnya, pertimbangkan untuk melakukan penghitungan stok mendadak atau melakukan audit pengiriman mendadak. Jika karyawan tahu Anda bisa muncul kapan saja, mereka cenderung tidak akan terlibat dalam perilaku curang. Terlebih lagi, jika penipuan sedang berlangsung, tindakan mengejutkan Anda berpotensi mendeteksinya.

5. Melakukan analisis hasil produksi.

Seperti yang saya katakan sebelumnya, analisis data adalah alat yang ampuh untuk mendeteksi dan mencegah penipuan. Analisis data sangat membantu dalam mendeteksi penipuan. Selisih antara output yang diharapkan dan output aktual disebut hasil produksi. Mengingat jumlah bahan baku, tenaga kerja, dan waktu yang dibutuhkan, Anda dapat mengetahui berapa banyak output yang dihasilkan. Jika perbedaan antara output yang diharapkan dan aktual terlalu banyak, seseorang mungkin melakukan penipuan inventaris di perusahaan Anda. Data adalah senjata terbesar Anda dalam perjuangan untuk mengatasi penipuan inventaris.

6. Hilangkan penipuan sederhana / Pencegahan penipuan sedari awal.

Perusahaan dapat berupaya menghilangkan penipuan sederhana dengan mengikuti langkah-langkah sederhana seperti memeriksa barang-barang sebelum karyawan pergi. Kebijakan sederhana ini dapat menghemat banyak uang perusahaan dalam jangka panjang. Salah satu keuntungan dari kebijakan ini adalah karyawan tidak akan melakukan penipuan sederhana sejak awal karena mereka tahu barang-barang mereka akan diperiksa sebelum mereka pergi. Penipuan sederhana dapat dengan mudah dilewatkan. Manajer pabrik dan gudang harus aktif untuk mencegahnya.

Jangan biarkan penipuan inventaris memengaruhi bisnis Anda.