Sistem Kerja Auto Pilot dalam Pengendalian Perusahaan

Definisi Sistem Kerja Auto Pilot

Sistem Kerja Auto Pilot merupakan suatu sistem yang dirancang untuk mengendalikan operasi perusahaan secara konstan tanpa intervensi langsung dari pemilik perusahaan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk tetap berjalan berkesinambungan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, dengan manajemen profesional yang mengambil alih pengelolaan sehari-hari.

Automatic Control System (ACS)

Sistem kontrol otomatis bertindak berdasarkan pengukuran dan memiliki dampak signifikan pada variabel yang diukurnya. ACS memungkinkan perusahaan untuk mencapai stabilitas operasional melalui proses pengawasan yang ketat dan terstruktur.

Langkah Awal Pembentukan Sistem Kerja Auto Pilot

1. Delegasi kepada Manajemen Profesional Pemilik perusahaan harus melepaskan kontrol langsung dan mempercayakan pengelolaan kepada manajemen yang profesional dan kompeten di bidangnya. Ini memastikan operasi perusahaan dapat dikendalikan secara efektif oleh tim manajemen tersebut.

2. Perancangan Standar Operasional Merancang standar operasional yang terukur dan saling berkaitan, dengan sistem pengawasan yang terstruktur (baik pengawasan bertingkat maupun pengawasan silang antar bagian), serta alur proses kerja yang jelas.

3. Penetapan Tujuan Perusahaan

   • Visi Perusahaan: Menentukan impian jangka panjang perusahaan untuk 5 hingga 100 tahun ke depan.
   • Penetapan Goal: Membuat tujuan jangka panjang dan jangka pendek menggunakan teknik SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

4. Pemetaan dan Penempatan Karyawan Memastikan bahwa karyawan ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan keahlian mereka, dengan struktur organisasi yang efektif dan deskripsi pekerjaan yang jelas.

5. Pemanfaatan Teknologi Informasi Menggunakan teknologi informasi, digitalisasi, perangkat lunak, dan sistem program untuk meningkatkan efisiensi operasional.

6. Pengendalian Keuangan Membuat sistem pengendalian keuangan yang efektif untuk mengelola arus kas perusahaan dan menyusun laporan keuangan yang akurat.

7. Evaluasi Independen Menggunakan auditor internal untuk menilai dan meneliti setiap proses bisnis, memastikan tidak ada penyimpangan, dan memastikan semua proses sesuai dengan standar perusahaan.

Manfaat Sistem Kerja Auto Pilot

• Mengurangi risiko kegagalan dan komplain dari pelanggan.
• Mempercepat proses produksi dan pengiriman.
• Menciptakan proses kerja yang lebih efektif dan efisien.
• Meningkatkan kontrol dan pengawasan operasional.
• Mengurangi pemborosan dalam hal uang, waktu, tenaga, dan pikiran.
• Mengurangi masalah yang berlarut-larut.

Acuan untuk Membuat Sistem Kerja Auto Pilot

1. Risiko pada Supply Chain (Rantai Pasokan) Pastikan 90% rantai pasokan bahan baku utama bebas risiko, stabil, dan terkontrol dengan baik. Ini penting untuk meningkatkan persentase keberhasilan dalam pencapaian hasil akhir. Jika terdapat masalah di hulu (rantai pasokan), proses selanjutnya hingga hilir akan terpengaruh, mengakibatkan keterlambatan dalam produksi, penyimpanan, pengiriman, dan penjualan.

2. Memiliki Life Time Value (LTV) yang Tinggi LTV yang tinggi menunjukkan bahwa pelanggan memiliki nilai jangka panjang yang signifikan bagi perusahaan, yang penting untuk pertumbuhan berkelanjutan.

3. Alat Ukur Penilaian Risiko Memiliki sistem penilaian risiko yang efektif untuk mengurangi masalah yang mungkin terjadi.

4. Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP harus terukur, tegas, dan terstruktur dengan baik untuk memastikan konsistensi dan kualitas dalam setiap proses bisnis.

5. Pemanfaatan Teknologi Gunakan teknologi cerdas, digitalisasi, perangkat lunak, dan sistem program untuk meningkatkan efisiensi operasional.

6. Otomatisasi Proses Bisnis Automatisasi minimal 75% dari proses bisnis menggunakan sistem cerdas dan teknologi. Penggunaan sumber daya manusia dapat diperkecil hingga 25%, memungkinkan efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi.

7. Optimalisasi Sumber Daya Tekan penggunaan waktu, tenaga, dan uang pada setiap urutan proses kerja tanpa mengurangi kualitas pekerjaan, sehingga proses dapat dilakukan secara optimal.

8. Fokus pada Hasil Fokuskan perhatian pada hasil akhir dari proses, bukan hanya pada proses itu sendiri.

9. Pengujian dan Evaluasi Berkelanjutan Lakukan pengujian berkelanjutan pada proses kerja untuk meningkatkan kecepatan, efisiensi, pengurangan biaya, dan pencapaian hasil optimal. Evaluasi waktu dan produktivitas kerja secara rutin.

Sistem untuk Setiap Bagian dalam Bisnis

Untuk membangun bisnis yang luar biasa dan berfungsi secara autopilot, Anda perlu membuat sistem yang mencakup setiap bagian bisnis Anda. Sistem ini harus mencakup:

1. Pembuatan Visi dan Misi Tentukan visi dan misi perusahaan, tujuan jangka panjang dan pendek (menggunakan teknik SMART), serta kultur perusahaan.

2. Struktur Organisasi Pastikan penempatan karyawan tepat sesuai dengan keahlian dan posisi mereka.

3. Pengembangan Sistem Keuangan, Sumber Daya Manusia, Pemasaran, dan Teknologi Sistem harus bergantung pada struktur dan teknologi, bukan pada individu.

4. Pembangunan Tim yang Kuat Bangun tim manajemen yang kuat melalui 6 poin berikut:

   • Kepemimpinan yang kuat
   • Tujuan bersama
   • Aturan main yang jelas
   • Rencana aksi yang konkret
   • Dukungan terhadap pengambilan risiko
   • 100% keterlibatan dan partisipasi

Dalam bisnis, tim ini dikenal sebagai tim manajemen, yang terdiri dari individu-individu terpilih yang telah berpengalaman dan memiliki visi dan misi yang selaras dengan perusahaan.

Siklus Bisnis: Pemilik-Tim-Pelanggan-Bisnis-Pemilik

Untuk membangun tim manajemen yang kuat, mulai dari proses perekrutan awal untuk menemukan kandidat berkualitas. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih karyawan meliputi:

• Passion dan integritas
• Bakat dan keterampilan komunikasi
• Karakter personal: kolerik, sanguin, melankolis

Setelah tim yang kuat terbentuk, bisnis dapat dijalankan secara autopilot. Tugas pemilik adalah memonitor dan mengevaluasi bagaimana sistem dijalankan dan bagaimana individu bekerja dalam sistem tersebut.

Memonitor dan Mengevaluasi Tim

Salah satu cara untuk memonitor dan mengevaluasi tim adalah melalui program pelatihan bisnis seperti coaching dan mentoring. Program-program ini membantu mengotomasi tim agar dapat bekerja secara independen tanpa perlu pengambilan keputusan langsung dari pemilik.